9 Tipps

Für die perfekte Videokonferenz-Umgebung

Blogartikel 20. Januar 2023

Inhaltsübersicht:

Raumgestaltung & Farbgebung

Beleuchtung

Sitzarrangement

Kamera-Positionierung

Video

Audio

Zur Bedienung von Videokonferenzanlagen

Durchführung wirkungsvoller Meetings
Datenschutz

9 Tipps für die perfekte Videokonferenz-Umgebung

1. Tipp

Raumgestaltung & Farbgebung

Gut geeignet für Videokonferenz-Räume sind die Farben Blau, Grau oder auch warmes Beige; kein Orange, wie in diesem Negativbeispiel

Gemusterte Hintergründe sind ebenso wenig zu empfehlen wie reines Schwarz oder Weiß

Insgesamt wird ein niedriges Kontrastverhältnis zwischen Vorder- und Hintergrund angestrebt

Die Teilnehmer sind am besten in gedeckten Farben gekleidet.

Streifen und Karos sollten aufgrund möglicher Interferenzbildung vermieden werden.

2. Tipp

Beleuchtung

Von vorn oder schräg von vorn und indirekte Beleuchtung
Möglichst dabei keine bewegten Schatten auf dem Hintergrund werfen
Bei seitlichem Licht ist eventuell nur eine Gesichtshälfte erkennbar
Bei Gegenlicht werden Personen zu dunkel abgebildet
Weiches Licht ist vorteilhaft; erreichbar durch großflächige oder indirekte Beleuchtung
Diffuses (verteiltes) Licht ist Spotlichtern vorzuziehen
Die Lichter sollten nicht direkt in die Kamera strahlen.

3. Tipp

Sitzarrangement

Gut geeignet für Videokonferenz-Räume sind Wankeltische oder Konferenztische in V-Form, da jeder Teilnehmer im Raum gut gesehen werden kann
Der erste Teilnehmer vor dem Videokonferenzsystem sollte mindestens 1 m entfernt sitzen
Eine Sitzanordnung wie in diesem Negativbeispiel sollte vermieden werden

4. Tipp

Kamera-Positionierung

Positionierung der Kamera

Die Kamera sollte immer direkt unter oder über dem Display platziert sein. In einem normalen Gespräch schauen Sie ihren Gesprächspartner direkt an.
In einer Videokonferenz ist Ihr Gesprächspartner Kamera und Monitor gemeinsam. Sie schauen gewohnheitsgemäß auf die Gegenstelle, der Blick der Gegenstelle selbst ist aber die Kamera. Sie sollten also immer möglichst direkt in die Kamera schauen. Das bedeutet, dass Kamera und Monitor möglichst eng zusammen positioniert werden, also Kamera auf dem oberen oder am unteren Rand des Displays.

5. Tipp

Video

Viel Licht (Rauschen des Signals wird verringert)
Helle Decken und Wände
Hintergrund nicht zu hell, sonst erscheinen die Personen zu dunkel, ein z.B. grauer Hintergrund verhindert farbiges Reflexionslicht
Keine Muster im Hintergrund (diese verursachen unnötige Datenraten und evtl. Interferenzen)
Günstig ist für den Hintergrund und den Fußboden dieselbe Farbe
Keine klein gemusterten Sachen tragen
Blau oder Grün ermöglichen Trickeinblendungen

6. Tipp

Audio

Schallarmer Raum zur Unterdrückung von Hall und Rückkopplungen
Hintergrundgeräusche minimieren (Geräte entfernen, Fenster zur lauten Straße schließen, keine laufenden lauten Server, Drucker/Kopierer, Klimaanlage überprüfen oder gegebenenfalls ausschalten, Türen schließen)
Reflexionsfreie Wände und Decken (textil bespannt oder rau)
Reflexionsfreier Fußboden (textiler Fußbodenbelag)
Bei fest installierten Beschallungsanlagen empfiehlt sich zur Vermeidung von Brummstörungen eine galvanische Trennung mit einem Trennübertrager.
Abstand zwischen Lautsprecher und Mikrofon mindestens das Fünffache des Abstandes vom Sprecher zum Mikrofon
Der Lautsprecher sollte in Richtung der geringsten Empfindlichkeit des Mikrofons aufgestellt werden (meist hinter dem Mikrofon). Richtmikrofone sind nicht zu empfehlen, weil diese sehr viele Hintergrundgeräusche aufnehmen
Für Einzelpersonen ist immer ein Headset oder Krawattenmikrofon zu empfehlen. Damit wird ein geringer und konstanter Mikrofonabstand gewährleistet. Rückkopplungen sind so nahezu unmöglich.
Für Gruppen an einem Standort empfiehlt sich ein nahempfindliches Standmikrofon (dynamisches Mikro), an das der Sprecher herantritt, einzelne Krawattenmikrofone oder herum zureichende Funk Handmikrofone.
Beim Einsatz von Grenzflächenmikrofonen ist es erforderlich, dass alle Personen direkt an dem Tisch sitzen und Stöße am Tisch durch Stühle, Füße, Stifte, usw. vermieden werden.
Eine geringe Rückkopplung des Audiosignals vom Lautsprecher zum Mikrofon kann dem Gesprächspartner das Gefühl für die Zeitverzögerung der Übertragung geben: Die eigene Sprache kommt beim Sprecher mit 1 bis 3 Sekunden Verzögerung an. Ist diese Rückkopplung zu laut, wird der Sprecher im Redefluss behindert, da er sich selbst ständig ins Wort fällt. Wird sogar die Stabilitätsgrenze überschritten, entsteht lautes rhythmisches Pfeifen.
Mit einer Abtrennung für den Videokonferenzbereich kann in größeren Räumen mit mehreren Arbeitsplätzen die gegenseitige akustische Störung verringert werden.
Bei längeren Sprechpausen das Mikrofon abschalten.

7. Tipp

Zur Bedienung von Videokonferenzanlagen

Setzen Sie sich schon vor der Konferenz mit der Bedienung des Videokonferenzsystems auseinander.
Sollten Sie über ein System verfügen, das kein Auto Framing oder Speaker Tracking hat, legen Sie die wichtigsten Kamerapositionen fest und speichern diese. Klassische Positionen sind die Totale, der bzw. die Sprecher im Großformat.
Machen Sie mit uns eine Testkonferenz im Vorfeld um die Funktionen zu testen.

8. Tipp

Durchführung wirkungsvoller Meetings

Achten Sie bei der Sitzordnung darauf, dass alle Beteiligten einen guten Blick auf die Displays haben und ebenfalls gut von der Kamera erfasst werden können. Nicht einzusehende Stellen bzw. Personen sollten vermieden werden.

Das Arrangement der Sitzmöbel sollte so getroffen werden, dass niemand seinen Nachbarn blockiert und sich alle angucken können (siehe Negativbeispiel).

Die Mikrofone sind möglichst so zu platzieren, dass alle Teilnehmer den gleichen Abstand vom Mikrofon einnehmen.

Wankel-, V-Form oder halbkreisförmige Tische erfüllen diesen Zweck ausgezeichnet. Äußere Lärmquellen sollten abgeschirmt werden.

9. Tipp

Datenschutz

Anders als sonst üblich, wird Ihr sensibles Firmennetzwerk auf Wunsch von conference-tv gar nicht genutzt. conference-tv verwendet separate Datenleitungen (optional) für Videokonferenz – also 100 % Datensicherheit für Sie. Zusätzlich können Sie Ihre Videokonferenz AES-verschlüsseln. Die Daten werden verschlüsselt versendet und erst vom Partnersystem wieder entschlüsselt.

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