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TIPP

Die perfekte Videokonferenz-Umgebung

9 Tipps für eine perfekte Videokonferenz

9 Tipps für die perfekte Videokonferenz-Umgebung

1. Tipp

Raumgestaltung & Farbgebung

  • Gut geeignet für Videokonferenz-Räume sind die Farben Blau, Grau oder auch warmes Beige; kein Orange, wie in diesem Negativbeispiel
  • Gemusterte Hintergründe sind ebenso wenig zu empfehlen wie reines Schwarz oder Weiß
  • Insgesamt wird ein niedriges Kontrastverhältnis zwischen Vorder- und Hintergrund angestrebt
  • Die Teilnehmer sind am besten in gedeckten Farben gekleidet.
  • Streifen und Karos sollten aufgrund möglicher Interferenzbildung vermieden werden.
Farbkonzepte und Raumgestaltung von Konferenzräumen für die perfekte Videokonferenzumgebung
Die perfekte Videokonferenzumgebung: Optimale Beleuchtung in Konferenzräumen und bei Videokonferenzen
2. Tipp

Beleuchtung

  • Von vorn oder schräg von vorn und indirekte Beleuchtung
  • Möglichst dabei keine bewegten Schatten auf dem Hintergrund werfen
  • Bei seitlichem Licht ist eventuell nur eine Gesichtshälfte erkennbar
  • Bei Gegenlicht werden Personen zu dunkel abgebildet
  • Weiches Licht ist vorteilhaft; erreichbar durch großflächige oder indirekte Beleuchtung
  • Diffuses (verteiltes) Licht ist Spotlichtern vorzuziehen
  • Die Lichter sollten nicht direkt in die Kamera strahlen.
3. Tipp

Sitzarrangement

  • Gut geeignet für Videokonferenz-Räume sind Wankeltische oder Konferenztische in V-Form, da jeder Teilnehmer im Raum gut gesehen werden kann
  • Der erste Teilnehmer vor dem Videokonferenzsystem sollte mindestens 1 m entfernt sitzen
  • Eine Sitzanordnung wie in diesem Negativbeispiel sollte vermieden werden
Sitzarrangement bei Videokonferenzen; bei der Planung der Konferenzräume die Videokonferenzumgebung und Medientechnik gleich mitdenken (Smart Planning)
Die perfekte Videokonferenzumgebung: Kamera-Positionierung bei Videokonferenzen
4. Tipp

 

Positionierung der Kamera 
  • Die Kamera sollte immer direkt unter oder über dem Display platziert sein. In einem normalen Gespräch schauen Sie ihren Gesprächspartner direkt an.
  • In einer Videokonferenz ist Ihr Gesprächspartner Kamera und Monitor gemeinsam. Sie schauen gewohnheitsgemäß auf die Gegenstelle, der Blick der Gegenstelle selbst ist aber die Kamera. Sie sollten also immer möglichst direkt in die Kamera schauen. Das bedeutet, dass Kamera und Monitor möglichst eng zusammen positioniert werden, also Kamera auf dem oberen oder am unteren Rand des Displays.
5. Tipp

Video

  • Viel Licht (Rauschen des Signals wird verringert)
  • Helle Decken und Wände
  • Hintergrund nicht zu hell, sonst erscheinen die Personen zu dunkel, ein z.B. grauer Hintergrund verhindert farbiges Reflexionslicht
  • Keine Muster im Hintergrund (diese verursachen unnötige Datenraten und evtl. Interferenzen)
  • Günstig ist für den Hintergrund und den Fußboden dieselbe Farbe
  • Keine klein gemusterten Sachen tragen
  • Blau oder Grün ermöglichen Trickeinblendungen
conferenct-tv.de Besprechungsecke für Videokonferenzen mit Medientechnik und Medienmobiliar
Videokonferenzumgebung: Raumakustik für Besprechungsräume und Konferenzräume vom Komplettanbieter conference.tv.de
6. Tipp
  • Schallarmer Raum zur Unterdrückung von Hall und Rückkopplungen
  • Hintergrundgeräusche minimieren (Geräte entfernen, Fenster zur lauten Straße schließen, keine laufenden lauten Server, Drucker/Kopierer, Klimaanlage überprüfen oder gegebenenfalls ausschalten, Türen schließen)
  • Reflexionsfreie Wände und Decken (textil bespannt oder rau)
  • Reflexionsfreier Fußboden (textiler Fußbodenbelag)
  • Bei fest installierten Beschallungsanlagen empfiehlt sich zur Vermeidung von Brummstörungen eine galvanische Trennung mit einem Trennübertrager.
  • Abstand zwischen Lautsprecher und Mikrofon mindestens das Fünffache des Abstandes vom Sprecher zum Mikrofon
  • Der Lautsprecher sollte in Richtung der geringsten Empfindlichkeit des Mikrofons aufgestellt werden (meist hinter dem Mikrofon). Richtmikrofone sind nicht zu empfehlen, weil diese sehr viele Hintergrundgeräusche aufnehmen
  • Für Einzelpersonen ist immer ein Headset oder Krawattenmikrofon zu empfehlen. Damit wird ein geringer und konstanter Mikrofonabstand gewährleistet. Rückkopplungen sind so nahezu unmöglich.
  • Für Gruppen an einem Standort empfiehlt sich ein nahempfindliches Standmikrofon (dynamisches Mikro), an das der Sprecher herantritt, einzelne Krawattenmikrofone oder herum zureichende Funk Handmikrofone.
  • Beim Einsatz von Grenzflächenmikrofonen ist es erforderlich, dass alle Personen direkt an dem Tisch sitzen und Stöße am Tisch durch Stühle, Füße, Stifte, usw. vermieden werden.
  • Eine geringe Rückkopplung des Audiosignals vom Lautsprecher zum Mikrofon kann dem Gesprächspartner das Gefühl für die Zeitverzögerung der Übertragung geben: Die eigene Sprache kommt beim Sprecher mit 1 bis 3 Sekunden Verzögerung an. Ist diese Rückkopplung zu laut, wird der Sprecher im Redefluss behindert, da er sich selbst ständig ins Wort fällt. Wird sogar die Stabilitätsgrenze überschritten, entsteht lautes rhythmisches Pfeifen.
  • Mit einer Abtrennung für den Videokonferenzbereich kann in größeren Räumen mit mehreren Arbeitsplätzen die gegenseitige akustische Störung verringert werden.
  • Bei längeren Sprechpausen das Mikrofon abschalten.
7. Tipp

Zur Bedienung von Videokonferenzanlagen

  • Setzen Sie sich schon vor der Konferenz mit der Bedienung des Videokonferenzsystems auseinander.
  • Sollten Sie über ein System verfügen, das kein Auto Framing oder Speaker Tracking hat, legen Sie die wichtigsten Kamerapositionen fest und speichern diese. Klassische Positionen sind die Totale, der bzw. die Sprecher im Großformat.
  • Machen Sie mit uns eine Testkonferenz im Vorfeld um die Funktionen zu testen. 
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8. Tipp

Durchführung wirkungsvoller Meetings

  • Achten Sie bei der Sitzordnung darauf, dass alle Beteiligten einen guten Blick auf die Displays haben und ebenfalls gut von der Kamera erfasst werden können. Nicht einzusehende Stellen bzw. Personen sollten vermieden werden.
  • Das Arrangement der Sitzmöbel sollte so getroffen werden, dass niemand seinen Nachbarn blockiert und sich alle angucken können (siehe Negativbeispiel).
  • Die Mikrofone sind möglichst so zu platzieren, dass alle Teilnehmer den gleichen Abstand vom Mikrofon einnehmen.
  • Wankel-, V-Form oder halbkreisförmige Tische erfüllen diesen Zweck ausgezeichnet. Äußere Lärmquellen sollten abgeschirmt werden.
9. Tipp

Datenschutz

Anders als sonst üblich, wird Ihr sensibles Firmennetzwerk auf Wunsch von conference-tv gar nicht genutzt. conference-tv verwendet separate Datenleitungen (optional) für Videokonferenz – also 100 % Datensicherheit für Sie. Zusätzlich können Sie Ihre Videokonferenz AES-verschlüsseln. Die Daten werden verschlüsselt versendet und erst vom Partnersystem wieder entschlüsselt.